Jakościowa konferencja w odpowiednim miejscu

Nigdy wcześniej nie organizowałem tego typu konferencji. W zasadzie to nie organizowałem żadnej. Tym razem to ja miałem być jedną z osób, które w imieniu firmy przygotują taki event. Na szczęście nie ja byłem głównym odpowiedzialnym za to wydarzenie. Miałem jednak sporo zadań do wykonania i wcale nie było tak, że mogłem liczyć na taryfę ulgową. Cóż, człowiek uczy się przez całe życie i z pewnością nie bałem się ani odpowiedzialności, ani dodatkowych obowiązków. Uznałem, że może to być znakomite doświadczenie oraz kapitał na przyszłość.

Sala konferencyjna to podstawa

Zaczęliśmy oczywiście od znalezienia odpowiedniego miejsca na zorganizowanie konferencji. Odpowiedniego, czyli takiego, które gwarantowałoby spełnienie wszelkich wymagań, charakterystycznych dla tego typu eventów. Wydarzenie planowaliśmy przygotować w Trójmieście. Było najwygodniej, a poza tym to znakomita okolica, by zaprosić uczestników z całego kraju. Jeśli idzie o sale konferencyjne trójmiasto oferuje ich szeroki wybór. Okazało się, że wśród propozycji są mniejsze oraz większe przestrzenie. Wiadomo, że zależy to od skali wydarzenia. Na co oprócz wielkości zwracaliśmy uwagę? Na wiele, a nawet bardzo wiele aspektów, od których mogło zależeć powodzenie konferencji oraz pozytywne oceny. Istotna kwestia to na przykład nagłośnienie. Wiadomo, iż powinni się tym zajmować profesjonaliści, dysponujący profesjonalnym sprzętem. Na szczęście wiele obiektów konferencyjnych ma w swojej ofercie właśnie tego typu działania, ewentualnie współpracują one z firmami, które zajmują się tym zawodowo każdego dnia. Wyposażenie sali konferencyjnej też ma znaczenie. Chodzi między innymi o liczbę gniazdek, bezprzewodowy Internet, sprzęt multimedialny, czyli na przykład rzutnik z ekranem. Istotne bywa również oświetlenie, zarówno dla efektu, jak i dla wygody. Zdawaliśmy więc sobie sprawę, że kwestii, o które trzeba zadbać, jest całe mnóstwo. Wymienione to tylko część z nich. Oczywiście dużą rolę grał parking, w końcu wielokrotnie przygotowuje się konferencję dla wielu osób. Nadmiar aut nie jest wskazany, dlatego pojemny parking bywa na wagę złota.

Jako że planowana przez nas konferencja miała trwać dwa dni, musieliśmy znaleźć obiekt z miejscami noclegowymi. Zaproszenie gości, często z daleka, bez możliwości przenocowania na pewno nie było możliwe z nami jako organizatorami. I jeszcze menu. W tym punkcie po raz kolejny do głosu dochodzi kwestia trwania konferencji. Jeśli są to dwa dni, to poza przerwami kawowymi koniecznie trzeba zadbać o obiad lub kolację. Tak zrobiliśmy, a poza tym musieliśmy jeszcze ustalić plan konferencji, uruchomić zapisy i wykonać kilka innych zagadnień.